เอกสารประกอบการเร ยนการสอน หล กส ตร มหาว ทยาล ยนเรศวร พะเยา ส วนงานเทคโนโลย สารสนเทศและส อการศ กษา

Transcription

1 เอกสารประกอบการเร ยนการสอน หล กส ตร มหาว ทยาล ยนเรศวร พะเยา ส วนงานเทคโนโลย สารสนเทศและส อการศ กษา

2 3 สารบ ญ หน า ค าน า บทน า 1 เบ องต นก บ Microsoft Excel ความหมาย 2 การเข าส โปรแกรม Microsoft Excel 2 ส วนประกอบของ Microsoft Excel 3 เคร องม อในส วนของแบบมาตรฐาน 3 เคร องม อในส วนของแบบจ ดร ปแบบ 4 ค าส งบนค ย บอร ดหร อฟ งก ช งค ย ท ในแทนเมาส 4 ส วนประกอบของแผนงานใน Microsoft Excel 5 การป ดโปรแกรม 5 การสร างสม ดงานใหม 7 การเป ดสม ดงานเด มท ม อย แล ว 8 การบ นท กสม ดงาน 10 การบ นท กเอกสารใหม ท ไม เคยบ นท ก 11 การบ นท กเอกสารโดยการก าหนดต าแหน งท ต องการ 11 การป ดสม ดงาน 12 การต งค าหน ากระดาษ 14 ส วนของระยะขอบกระดาษ 14 ส วนของขนาดกระดาษ 15 การป อนข อม ล 15 การแก ไขข อม ล 16 การปร บปร งแก ไขในส วนของเซลล 17 การค านวณและการใช ฟ งก ช นการค านวณ 20 การใช ฟ งก ช นในการค านวณ 20

3 4 หน า สร ปส ตรในการค านวณ 23 การเร ยงล าด บก อนหล งตามความส าค ญตามว ธ การค านวณ 23 การสร างกราฟ 2,3 ม ต 24 การแทรกร ปภาพจากท โปรแกรมม อย 26

4 5 บทน า Microsoft Excel 2003 for Windows หร อท เร ยกก นต ดปากว า Excel 2003 เป นโปรแกรมส าหร บงาน ประมวลผลค า ระบบภาษาไทย-ภาษาอ งกฤษ ท ท างานบนระบบปฏ บ ต การว นโดวส (Microsoft Windows) ผล ตภ ณฑ บร ษ ทไมโครซอฟต น บเป นโปรแกรมงานประมวลผลค า ท ม ประส ทธ ภาพส ง และใช งานง าย Excel 2003 ได ม การพ ฒนามาเร อย ๆ จาก Lotus for dos, Excel 98 for Windows โดยการ เปล ยนแปลงท เด นช ด ได แก ร ปแบบการแสดงผลและค าส งการใช งานท ออกแบบมาให เป นไปใน ล กษณะเด ยวก บโปรแกรมอ น ๆ ในกล มโปรแกรม Microsoft Office อ นได แก Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access และ Microsoft Mail ท าให เก ดความสะดวกต อการเร ยนร และใช งาน นอกจากน Excel 2003 ย งม การเปล ยนแปลงในด านการจ ดการไฟล เอกสาร โดยเพ มความ สามารถท เร ยกว า Wizard ส าหร บการเนรม ตงานท เป นมาตรฐาน และต องท าบ อย ๆ ให สามารถสร าง งานน น ๆ ได รวดเร วกว าเด ม รวมท งเพ มความสามารถประเภทอ ตโนม ต อ นได แก Auto Correct, Auto Text, Auto format Auto Correct เป นระบบแก ไขค าผ ดอ ตโนม ต โดยโปรแกรมอน ญาตให ผ ใช เก บบ นท กค าท ม กจะพ มพ ผ ดบ อย ๆ เม อม การพ มพ จะตรวจสอบเอกสาร หากพบม การพ มพ ค าตรงก บค าท บ นท กไว โปรแกรมจะท าการแก ไขให โดยอ ตโนม ต Auto Text เป นระบบสร างค าอ ตโนม ต คล ายก บค าย อใน CU-Writer แต Excel 2003 สามารถ เก บข อม ลท งท เป นค า, ประโยค, พารากราฟ, หน า รวมท งร ปภาพและส ญล กษณ ต าง ๆ ได พร อมก น จ ง เป นค าย อท ม ความหลากหลายกว าค าย อใน CU-Writer Auto Format เป นระบบปร บแต งเอกสารอ ตโนม ต โดยโปรแกรมจะท าการเปล ยนเลขหน าข อ, เคร องหมายหน าข อ ท พ มพ แบบธรรมดา เป นแบบประย กต

5 6 เบ องต นก บ Microsoft Excel 2003 ความหมายของ Microsoft Excel โปรแกรม Microsoft Excel เป นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซ งออกแบบมาส าหร บการบ นท ก ว เคราะห และน าเสนอข อม ลเก ยวก บต วเลข ท ถ กพ ฒนาข นมา โดยบร ษ ท Microsoft ท างานบน Windows ม ผ น ยมใช ก นอย างแพร หลาย สามารถท จะท างานได หลายอย าง เช น งานด านการค านวณ การสร างกราฟ แผนภ ม ร ปภาพ และด านฐานข อม ล เป นต น การเข าส โปรแกรม Microsoft Excel คล กเล อกท ป ม Start ---> Programs ---> Microsoft Office --->Microsoft Excel (ต าแหน งท ต ง) 2. จะปรากฏหน าการท างานของโปรแกรม Microsoft Excel

6 7 ส วนประกอบของ Microsoft Excel หมายเลย 1 แถบช อเร อง (Title Bar) แถบแสดงช อโปรแกรมและช อแฟ มข อม ล หมายเลย 2 แถบเมน (Manu Bar) แถบรวมค าส งท ใช งานท งหมดในโปรแกรม หมายเลย 3 แถบเคร องม อ (Tool Bar) แถบไอคอนค าส งท ใช งานประจ าหร อท ส าค ญใช งานบ อยๆ หมายเลย 4 หมายเลย 5 แถบส ตร (Formula Bar) แถบบอกต าแหน งเซลล และใส รายละเอ ยดของข อม ลในเซลล และการใช ส ตรฟ งก ช นต างๆ แถบแสดงสถานะ (Status Bar) แสดงรายละเอ ยดต างๆ ในการท างาน เคร องม อในส วนของแบบมาตรฐาน (Standard Toolbar) สร าง ส าหร บสร างแฟ มงานใหม เป ด ส าหร บเป ดช นงานเด มท ม อย แล ว บ นท ก ส าหร บบ นท กช นงาน พ มพ ส าหร บส งพ มพ ช นงานออกทางเคร องพ มพ ต วอย างก อนพ มพ ส าหร บมองแผ นงานก อนพ มพ ต ด ส าหร บต ดหร อลบข อม ลในแผ นงาน ค ดลอก ส าหร บค ดลอกข อม ลในแผ นงานมาเก บไว วาง ส าหร บวางเอกสารท เก บไว เล กท า ส าหร บยกเล กค าส งส ดท าย ท าซ า ส าหร บเร ยกค าส งส ดท ายค นมา

7 8 ผลรวมอ ตโนม ต ส าหร บหาผลรวมในแถวหร อคอล มน วางฟ งก ช น ส าหร บเร ยกใช ฟ งก ช นการค านวณ ต วช วยสร างแผนภ ม ส าหร บการสร างแผนภ ม ร ปวาด ส าหร บเร ยกใช เคร องม อในส วนของร ปวาด ย อ/ขยาย ส าหร บปร บย อ/ขยายหน าจอการแสดงผลของหน าการท างาน เคร องม อในส วนของแบบจ ดร ปแบบ (Formatting Toolbar) ล กษณะ ส าหร บเล อกล กษณะท ต องการ แบบต วอ กษร ส าหร บเล อกร ปแบบต วอ กษร ขนาดต วอ กษร ส าหร บเปล ยนขนาดของต วอ กษร ต วหนา ส าหร บปร บเปล ยนต วอ กษรให เป นต วหนาหร อยกเล ก ต วเอ ยง ส าหร บปร บเปล ยนต วอ กษรให เป นต วเอ ยงหร อยกเล ก ต วข ดเส นใต ส าหร บปร บเปล ยนต วอ กษรให เป นต วข ดเส นใต หร อยกเล ก จ ดต าแหน ง ส าหร บการจ ดต าแหน งต วอ กษร ให ช ดซ าย, อย ก งกลาง, ช ดขวา หร อช ดขอบ ล าด บ, ส ญล กษณ ส าหร บเพ มหร อลบต วเลขหร อส ญล กษณ หน าย อหน า เส นขอบ ส าหร บต เส นขอบ เน น ส าหร บการเน นข อความ ส แบบต วอ กษร ส าหร บเปล ยนส ต วอ กษรตามท ต องการ ค าส งบนค ย บอร ดหร อฟ งก ช นค ย ท ใช แทนเมาส Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+S สร างแฟ มเอกสารใหม เป ดแฟ มเอกสาร บ นท กแฟ มเอกสาร Ctrl+P พ มพ เอกสารออกทางเคร องพ มพ Ctrl+Z เล กท า Ctrl+Y ท าซ า Ctrl+X ต ด

8 9 Ctrl+C Ctrl+V ค ดลอก วาง Ctrl+A เล อกท งหมด Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Delete ท าต วอ กษรต วหนา ท าต วอ กษรต วเอ ยง ท าต วอ กษรต วข ดเส นใต ลบข อความ ส วนประกอบของแผ นงานใน Microsoft Excel ในแผ นงาน (Worksheet) ของ Excel ประกอบด วย 1. เซลล (Cell) เส นแถงและเส นคอล มน ต ดก น ท าให เก ดตารางเป นช องๆ แต ละช องจะม ช อต าแหน ง ก าก บ โดยช อจะด จากว า อย ท คอล มน ไหมและแถวอะไร 2. แผ นงาน (Worksheet) หลายๆ เซลล รวมก นเป น 1 แผ นงาน ซ งเป นพ นท ท างานท สามารถมองเห นได 3. สม ดงาน (Wordbook) แฟ มข อม ลหลายๆ แฟ ม หร อ Sheet หลายๆ Sheet รวมก นเป นงาน 1 ช น การป ดโปรแกรม Microsoft Excel 1. คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) - จบการท างาน (Exit) 2. คล กท บนไตเต ล Bar 3. ใช ค าส งบนคอนโทรลเมน โดยคล กคอนโทรลเมน - Close

9 ท ง 3 ว ธ ถ าย งไม ท าการ Save หน าจอจะปรากฏไดอะล อกบ อกการ Save ข นมาให ด าเน นการ ก อนท โปรแกรมจะป ด 10

10 11 การแต งสม ดงาน การสร างสม ดงานใหม คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) -----> สร าง (New) จะปรากฏไดอะล อกบ อก สร าง(New) จะได สม ดงานข นมา

11 หร อ เล อกป ม ในส วนของ Tool Bar หร อกด Ctrl+N บนค ย บอร ด การเป ดสม ดงานเด มท ม อย แล ว คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) -----> เป ด (Open) จะปรากฏไดอะล อกบ อก เป ด(Open) 12

12 13 เล อกต าแหน งท ไฟล เอกสารอย เล อกไฟล เอกสารท ต องการแล วคล ก เป ด ก จะได เอกสารท เล อกข นมาใช งาน

13 14 หร อ เล อกป ม ในส วนของ Tool Bar หร อกด Ctrl+O บนค ย บอร ด การบ นท กสม ดงาน คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) ----->บ นท ก (Save) เท าน เอกสารก จะถ กบ นท กแล ว หร อ เล อกป ม ในส วนของ Tool Bar หร อกด Ctrl+S บนค ย บอร ด

14 15 การบ นท กเอกสารใหม ท ไม เคยบ นท ก คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) ----->บ นท ก (Save) จะปรากฏไดอะล อกบ อก บ นท ก (Save) เล อกต าแหน งท ต องการบ นท กไฟล เอกสารไว ใส ช อไฟล เอกสารท ต องการแล วคล ก บ นท ก เท าน เอกสารก จะถ กบ นท กเก บเอาไว หร อ เล อกป ม ในส วนของ Tool Bar หร อกด Ctrl+S บนค ย บอร ด การบ นท กเอกสารโดยการก าหนดต าแหน งท ต องการ คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) ----->บ นท กเป น (Save As...) จะปรากฏไดอะล อกบ อก บ นท กเป น (Save As..)

15 16 เล อกต าแหน งท ต องการบ นท กไฟล เอกสารไว ใส ช อไฟล เอกสารท ต องการแล วคล ก บ นท ก เท าน เอกสารก จะถ กบ นท กเก บเอาไว หร อกด Ctrl+Shift+S บนค ย บอร ด การป ดสม ดงาน 1. คล กเล อกท เมน แฟ ม(File) ---> จบการท างาน(Exit)

16 17 2. คล กท บนไตเต ล Bar 3. ใช ค าส งบนคอนโทรลเมน โดยคล กคอนโทรลเมน ---> Close ท ง 3 ว ธ ถ าย งไม ท าการ Save หน าจอจะปรากฏไดอะล อกบ อกการ Save ข นมาให ด าเน นการ ก อนท โปรแกรมจะป ด

17 18 การต งค าหน ากระดาษ คล กเล อกท เมน แฟ ม (File) -----> ต งค าหน ากระดาษ จะปรากฏไดอะล อกบ อก โดยจะม รายละเอ ยดให เราก าหนดซ งโดยท วไปท ส าค ญม อย 2 ส วน ค อระยะขอบ และขนาดกระดาษ ส วนของระยะขอบ - ด านบน ระยะจากห วกระดาษถ งบรรท ดแรก - ด านล าง ระยะจากท ายกระดาษถ งบรรท ดส ดท าย - ด านซ าย ระยะจากขอบด านซ ายถ งข อความท พ มพ - ด านขวา ระยะจากขอบด านขวาถ งข อความท พ มพ

18 19 - ขอบเย บกระดาษ ระยะห างพ เศษไว ส าหร บเข าเล ม - ห วกระดาษ ระยะจากขอบห วกระดาษถ งด านบนกระดาษ - ท ายกระดาษ ระยะจากขอบท ายกระดาษถ งด านล างกระดาษ - ระยะขอบเพ อเย บหน งส อ ปร บระยะขอบด านซ ายด านขวาเพ อตอนพ มพ ให ม ความกว างเท าก น - 2 หน าต อหน ากระดาษ ส าหร บพ มพ หน าท 2 ของเอกสารลงบนหน ากระดาษเด ยวก นก บแผ นแรก ส วนของขนาดกระดาษ - ขนาดกระดาษ ขนาดของหน ากรก าหนดะดาษ - ความกว าง ก าหนดความกว างของหน ากระดาษ - ความส ง ก าหนดความส งของหน ากระดาษ - การวางแนว เล อกแนวของกระดาษ (แนวต ง, แนวนอน) ตามท ต องการ เท าน เราก จะได หน าการท างานตามท เราต องการ การป อนข อม ล การป อนข อม ลลงในสม ดงานน นท าได ง ายโดยการ 1. เล อกเซลล ท ต องการ 2. พ มพ ข อม ลลงไป หร อ 1. เล อกเซลล ท ต องการ 2. คล กท แถบส ตรแล วพ มพ ข อม ลลงไป

19 20 การแก ไขข อม ล การแก ไขปร บปร งข อม ลน น เราต องท าการเล อกบร เวณหร อส วนท ต องการก อน การเล อก อาจท าได โดย - การคล กเล อกเซลล - การท าแถบส - กดป ม Shift ค างไว แล วท าการคล กเล อกเซลล การปร บปร งแก ไขอย างแรก ค อ การแก ไขในส วนของแถวและคอล มน ท าได โดย 1. คล กเล อกท เมน ร ปแบบ -----> แถว หร อ คอล มน ---> เล อกร ปแบบการแก ไขตามท ต องการ 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกในส วนท เล อกข นมา

20 21 การปร บปร งแก ไขในส วนของเซลล ท าได ด งน 1. คล กเล อกท เมน ร ปแบบ -----> เซลล 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกในส วนท เล อกข นมา ส วน จ ดร ปแบบเซลล

21 22 ส วน แบบต วอ กษร ส วน จ ดต าแหน ง

22 23 ส วน เส นขอบ ส วน ลวดลาย

23 24 การค านวณและการใช ฟ งก ช นการค านวณ การค านวณใน Excel น น สามารถแบ งออกเป น 2 อย างด วยก น ค อ การน าแต ละต าแหน งของเซลล มา ค านวณ และ การใช ฟ งก ช น การค านวณน นจะต องม ข อม ล ซ งก ค อ ต วเลข เรามาด ก นว าว ธ การหาผลล พธ ในการค านวณน นท าอย างไร การน าแต ละต าแหน งของเซลล มาค านวณ เล อกเซลล ท ต องการให ผลล พธ ปรากฏ คล กท แถบส ตรเพ อท าการค านวณ การค านวณจะเร มจากพ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) ก อนแล วตามด วยต าแหน งแต ละต าแหน งของเซลล ท ม ข อม ลน ามาค านวณก น เช น การหาผลรวม = ต าแหน ง1+ต าแหน ง2+ต าแหน ง3+... การใช ฟ งก ช นในการค านวณ เล อกเซลล ท ต องการให ผลล พธ ปรากฏ

24 25 เล อกท แถบเมน แทรก ---> ฟ งก ช น จะปรากฏหน าต างฟ งก ช นข นมาให เราเล อกใช โดย SUM AVERAGE IF MIN MAX STDVE หาค าผลรวม เช น Cell B5 ใส ต วเลข 69 Cell B6 ใส ต วเลข 42 Cell B7 ใส ต วเลข 36 Cell B8 ใส ต วเลข 41 = SUM(B5:B8). ผลล พธ 188 หาค าเฉล ยของข อม ล =AVERAGE(15.2,16,13.5,12.4,18,12) ประมวลผลหาค าจร งหร อเท จ จากเง อนไขท ระบ ร ปแบบ =IF (เง อนไข,ค ากรณ เง อนไขถ กต อง,ค ากรณ เง อนไขไม ถ กต อง) ต วอย าง ก าหนดเง อนไขว า ผลการเร ยน 4 ค อ น กเร ยนท ได คะแนนต งแต 80 คะแนนข นไป (คะแนน 80 อย ในเซลล D6) =IF(D6>=80, 4 ) หาค าต าส ดของจ านวน ร ปแบบ =MIN(N1,N2, ) =MIN(15.2,16,13.5,12.4,18,12) หาค าส งส ดของจ านวน ร ปแบบ =MAN(N1,N2, ) =MIN(15.2,16,13.5,12.4,18,12) ค าเบ ยงเบนมาตรฐาน ร ปแบบ =STDVE(N1,N2, ) =STDVE(15.2,16,13.5,12.4,18,12)

25 26 MEDIAN ROUNDDOWN ROUNDUP ROUND COUNT ค ากลาง ร ปแบบ=MEDIAN(N1,N2, ) =MEDIAN(15.2,16,13.5,12.4,18,12) ป ดต วเลขลง ร ปแบบ =ROUNDDOWN(ต วเลข,จ านวนหล ก) =ROUNDDOWN(12.345,2) ผลล พธ ป ดต วเลขข น ร ปแบบ =ROUNDUP(ต วเลข,จ านวนหล ก) =ROUNDUP(12.345,2) ผลล พธ ป ดต วเลขข น หร อลง ร ปแบบ =ROUND(ต วเลข,จ านวนหล ก) =ROUND(12.345,2) ผลล พธ เร ยงล าด บ เม อเล อกฟ งก ช นการค านวณท ต องการแล ว กดตกลงจะปรากฏหน าการท างานก าหนดช วงการค านวณข น ให เราใส ช วงของการค านวณให ถ กต อง ถ าข อม ลเร ยงก นก ใส (ต าแหน งแรก:ต าแหน งส ดท าย) ถ าต าแห งไม เร ยงก นก ให ค นด วย,

26 27 สร ปส ตรในการค านวณ ส าหร บ Excel น นการค านวณถ อว า ม ความส าค ญอย างมาก ด งน ในส วนน เราจะมาท าความเข าใจใน เร องของการค านวณให ละเอ ยดย งข น ใน Excel จะเร ยกการค านวณต วเลขว า ฟอร ม ล า(Formula) ซ งในการพ มพ ข อความหร อช ดส ตร ค านวณท เราพ มพ ลงไปจะไปปรากฏใน Formula และปรากฏบนเซลล ด วย ฟอร ม ล า (Formula) ประกอบด วย เคร องหมายเท าก บ (=) ตามด วยต วเลขและเคร องหมาการค านวณ ต างๆ เช น + - * / %(เปอร เซ นต ) และยกก าล ง ภายใน 1 ฟอร ม ล า สามารถท จะป อนข อม ลไปถ ง 255 ต วอ กษร การเร ยงล าด บก อนหล งตามความส าค ญตามว ธ การค านวณ 1. วงเล บ () 2. % เปอร เซ นต 3. ยกก าล ง 4. * และ / (ค ณและหาร) 5. + และ - (บวกและลบ) 6. & (Concatenation) 7. = (เท าก บ) 8. <, >, <=, >=, <> (น อยกว า, มากกว า, น อยกว าหร อเท าก บ, มากกว าหร อเท าก บ, ไม เท าก บ) การอ างอ งต าแหน งเซลล (Address) สามารถท าได 2 ว ธ ค อ ว ธ ท 1. อ างแบบ Relative เป นการอ างอ งท ใช ก นบ อย แต อาจไม ได ผลตามข อม ลในเซลล ท อ างอ งโดยตรง เน องจากการ เปล ยนแปลงต าแหน งของข อม ล เพ อความเหมาะสม การค ดลอกต าแหน งอ างอ งม ผลท าให ต าแหน ง อ างอ งของเซลล เปล ยนไป ว ธ ท 2. อ างแบบ Absolute หร อ Fixed เป นการอ างอ งท ต องการให ข อม ลในเซลล ท อ างอ งตรงก นท กอย าง ซ งการอ างอ งว ธ น จะใช $ วางไว ข างหน าเซลล ท งแถวและคอล มน หร ออย างใดอย างหน ง Microsoft Excel ช วยสร างฟ งก ช นข นมาช วยในการค านวณกรณ ท ท าการค านวณยากๆ การเข ยน ส ตรในแถบส ตรจะยาวมาก ซ งเป นการไม สะดวกเส ยเวลา ด งน น ฟ งก ช น จ งม หน าท คล ายก บแถบส ตร ท สามารถในการท าการค านวณยากๆ ให ม ความสะดวกรวดเร วข น

27 28 การสร างกราฟ 2, 3 ม ต ข นตอนการสร างกราฟม ด งน 1. เล อกช ดข อม ลท ต องการแล วคล กเล อกท แถบเมน แทรก ---> แผนภ ม 2. เล อกประเภทของแผ นภ ม ตามต องการหร อตามความเหมาะสม (ม ท ง 2 ม ต 3 ม ต )

28 3. คล กท ป ม หน าต อไป จะเป นการเพ มเต มปร บปร งส วนต างๆ ของแผนภ ม (ข นอย ก บแต ละประเภทของ แผนภ ม ) 29

29 30 4. กด เสร จส น เท าน ก จะได แผนภ ม ท ต องการ 1. แทรกร ปภาพจากท โปรแกรมม อย การแทรกร ปภาพ 1. คล กบนแถบเมน แทรก ---> ร ปภาพ ---> ภาพต ดปะ

30 31 2. น าเมาส ไปช ค าว าไป เคร องท าการค นหาร ปภาพใน คล บอาร ท ท งหมด 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกข น ท าการเล อกภาพท เราต องการ 4. เล อกภาพแล วกดท ป ม แทรก ร ปภาพท เราเล อกก จะปรากฏย งสม ดงานของเรา 2. แทรกร ปภาพจากแฟ ม (ท นอกเหน อจากท โปรแกรมม ให ) 1. คล กบนแถบเมน แทรก ---> ร ปภาพ --->จากแฟ ม 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกข น ท าการเล อกไปย งต าแหน งท ภาพอย 3. เล อกท ไฟล ภาพแล วกดท ป ม แทรก ร ปภาพท เราเล อกก จะปรากฏย งหน างานของท าน เอกสารอ างอ ง www.